Ochrana osobných údajov

1. Kto sme

Fotonika je technickým poskytovateľom rezervačného systému CARE (ďalej len „Systém“).

2. Kto je prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom údajov rezervácie je firma, u ktorej zákazník rezerváciu vytvára (ďalej „Poskytovateľ služby“). Určuje účel, požadované údaje, dobu uchovávania a osoby s prístupom ku kalendáru. Fotonika ich spracúva ako sprostredkovateľ podľa jeho pokynov.

Fotonika je samostatným prevádzkovateľom pri vlastnej obchodnej komunikácii, fakturácii, technickej podpore, zabezpečení Systému a ochrane právnych nárokov.

3. Aké údaje spracúvame

Podľa nastavenia môže ísť o meno, telefón, e-mail, poznámku, službu, pracovníka alebo priestor, termín, trvanie, počet hostí, identifikátor rezervácie a technické údaje potrebné na rezerváciu a oznámenia.

Do poznámky nevkladajte zdravotné ani iné citlivé údaje, pokiaľ ich Poskytovateľ služby výslovne a zákonne nevyžaduje.

4. Účely a právne základy

• overenie dostupnosti a vytvorenie, zmena alebo zrušenie rezervácie,
• zápis a synchronizácia rezervácie v kalendári Poskytovateľa služby,
• odoslanie potvrdenia, pripomienky alebo informácie o konflikte,
• bezpečnosť, diagnostika, podpora a riešenie reklamácií.

Právnym základom je spravidla plnenie zmluvy alebo kroky pred jej uzatvorením, zákonná povinnosť alebo oprávnený záujem Poskytovateľa služby. Údaje rezervácie sa nepoužijú na marketing bez samostatného právneho základu.

5. Google Calendar a údaje Google

Vlastník firmy môže dobrovoľne pripojiť účet Google cez OAuth. CARE získa iba oprávnenia uvedené na obrazovke súhlasu: zobraziť zoznam kalendárov, čítať dostupnosť a vytvárať, upravovať alebo odstraňovať udalosti potrebné na správu rezervácií.

CARE používa údaje Google iba na poskytovanie viditeľných funkcií rezervácie a synchronizácie. Nepoužíva ich na reklamu, predaj údajov, marketingové profilovanie ani na trénovanie všeobecných modelov umelej inteligencie.

Používanie údajov získaných z Google API je v súlade s Google API Services User Data Policy vrátane požiadaviek Limited Use.

6. Uloženie údajov

Úplný obsah rezervácie sa zapisuje do Google Kalendára pod kontrolou Poskytovateľa služby. Fotonika nevytvára centrálnu marketingovú databázu klientov jednotlivých prevádzok.

OAuth tokeny sú uložené v zašifrovanej podobe a používajú sa iba na spojenie CARE s vybraným kalendárom. Po odpojení sa tokeny odstránia a CARE požiada Google o zrušenie prístupu.

Na potvrdenia a pripomienky sa dočasne uchováva najmä e-mail, identifikátor rezervácie, služba, termín a prípadná push registrácia. Záznam sa odstráni po poslednej naplánovanej správe, zrušení rezervácie alebo keď už nie je potrebný.

7. Príjemcovia

Na prevádzke sa podľa funkcie podieľajú Google, Cloudflare, Websupport, poskytovatelia prehliadačov a operačných systémov pre push notifikácie a oprávnené osoby Poskytovateľa služby. Pri prenose mimo EHP sa použije príslušný mechanizmus podľa GDPR.

8. Doba uchovávania

Rezervácie v kalendári uchováva jeho vlastník. Notifikačné záznamy Fotonika uchováva do poslednej naplánovanej správy alebo zrušenia rezervácie. Bežné technické záznamy najviac 30 dní; údaje incidentu, právneho nároku a účtovné údaje počas zákonnej lehoty. OAuth token sa uchováva do odpojenia integrácie, ukončenia služby alebo zániku jeho platnosti.

9. Push a e-mail

Transakčné správy sa týkajú konkrétnej rezervácie. Ak je push aktívny, správa sa môže poslať push notifikáciou; pri chýbajúcej alebo nefunkčnej registrácii môže byť použitý e-mail. Rozhodujúci je stav rezervácie v kalendári.

10. Bezpečnosť

Fotonika používa šifrovanú komunikáciu, šifrovanie integračných tokenov, oddelenie prostredí a obmedzené prístupy. Absolútnu bezpečnosť nemožno zaručiť. Poskytovateľ služby zodpovedá za svoj účet, kalendár, zariadenia a oprávnenia.

11. Vaše práva

Máte právo na informácie, prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť a námietku v rozsahu GDPR. Žiadosť o konkrétnu rezerváciu adresujte prednostne Poskytovateľovi služby; Fotonika mu poskytne súčinnosť.

Sťažnosť možno podať na Úrad na ochranu osobných údajov SR, dataprotection.gov.sk.

12. Cookies a analytika

Google Analytics sa načíta iba po výslovnom súhlase. Súhlas možno zmeniť cez „Nastavenie cookies“. Odmietnutie neovplyvní rezervácie. Poskytovateľom analytiky je Google Ireland Limited.

13. Odpojenie a odstránenie údajov

Google Calendar možno odpojiť v klientskom účte CARE alebo prístup odvolať v účte Google. O odstránenie účtu, tokenov alebo technických údajov možno požiadať na creative@fotonika.sk. Pred odstránením môžeme overiť totožnosť žiadateľa.

Rezervácie uložené v Google Kalendári zostávajú pod kontrolou jeho vlastníka a odpojením CARE sa automaticky nevymažú.

14. Kontakt a zmeny

Otázky o údajoch, bezpečnosti a podpore posielajte na creative@fotonika.sk. Dokument aktualizujeme pri podstatnej zmene používania údajov alebo funkcií Systému.